Mỗi công việc muốn đạt hiệu quả cao và phòng trừ được những rủi ro, chúng ta cần có sự chuẩn bị trước. Đây gọi là kỹ năng lên kế hoạch. Mặc dù nó quan trọng nhưng vẫn rất nhiều người chưa biết cách lập và thực hiện một kế hoạch hiệu quả. Do đó, trong bài viết hôm nay sinh trắc học dấu vân tay Elite Symbol sẽ hướng dẫn bạn 7 bước cần thiết để có một kế hoạch tốt nhất.
- Lên danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm
Khi xác định được những công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về khối lượng và thời gian thực hiện. Ở bước này, bạn hãy viết ra tất cả những việc mình cần làm trong ngày, tuần, tháng hoặc năm. Phần này bạn chú ý ghi thật chi tiết và rõ ràng. Đồng thời, bạn có thể bỏ bớt những công việc không cần thiết hoặc có thể ủy quyền cho người khác làm thay. Cách này giúp bạn có thời gian tập trung nguồn lực vào những việc quan trọng.
- Thiết lập mục tiêu cho từng việc
Để đảm bảo hiệu quả cho từng công việc, bạn nên có mục tiêu cụ thể. Mục tiêu này có thể là thời gian hoặc kết quả mong muốn đạt được. Chúng ta cần đưa ra mục tiêu chi tiết, cụ thể thành con số, phù hợp với khả năng.
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi đã có tất cả những công việc cần làm trong khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự:
- Cấp bách
- Quan trọng
- Cấp bách và quan trọng
- Không cấp bách và không quan trọng
Nhìn vào đây, chúng ta có thể thấy rằng, công việc cần ưu tiên làm nhất là cấp bách và quan trọng. Tiếp theo là công việc cấp bách, kế đến là công việc quan trọng. Cuối cùng, bạn nên loại bỏ những công việc không ấp bách và không quan trọng.
- Tập trung làm việc
Khi đã hạn định một mức thời gian cho công việc, bạn cần tập trung để hoàn thiện đúng cam kết. Sự tập trung vừa giúp công việc của bạn hiệu quả, vừa tiết kiệm thời gian. Nếu có khả năng kiểm soát tốt, bạn có thể kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.
- Linh hoạt khi thực hiện kế hoạch
Quá trình triển khai trong thực tế luôn có sự khác biệt so với kế hoạch đề ra. Chẳng hạn như có những sự việc phát sinh bất ngờ khiến bạn lúng túng khi xử lý và không kịp sắp xếp thời gian để giải quyết. Giải pháp cho bạn là nên dành ra một khoảng thời gian hợp lý để phòng bị giải quyết những sự cố hoặc công việc phát sinh.
Đồng thời, chúng ta nên chuẩn bị trước một số phương án giải quyết khi có những tình huống bất ngờ.
- Kiểm tra việc lên kế hoạch
Vào cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng bạn cần dành thời gian để kiểm tra xem mình đã hoàn thành được bao nhiêu lượng công việc và mục tiêu đề ra so với kế hoạch. Hãy đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả để khích lệ bản thân hoàn thiện tốt hơn trong lần sau. Đây cũng là cách để bạn nhìn thấy những điểm bất cập trong kế hoạch nhằm có sự điều chỉnh phù hợp.
- Tạo động lực cho bản thân
Sau khi hoàn thành tốt mục tiêu nào đó bạn có thể tự thưởng cho bản thân. Đây là cách tạo động lực để bạn cố gắng hơn nữa.
Xem thêm: Nguyên nhân nào cản trở bạn tìm thấy đam mê
Lập kế hoạch là một ví dụ điển hình chứng minh cho kỹ năng quản lý và tổ chức của mỗi người. Quản lý ở đây nghĩa là quản lý bản thân và có khả năng điều phối tất cả các công việc nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý là một năng lực nằm trong 10 vùng chức năng não bộ nằm ở bán cầu não phải và bán cầu não trái. 10 chức năng đó bao gồm:
- Quản lý
- Lãnh đạo
- Tưởng tượng
- Logic
- Vận động thô
- Vận động tinh
- Thẩm mỹ
- Quan sát
- Âm thanh
- Ngôn ngữ
Những người có chỉ số quản lý cao sẽ lợi thế hơn người khác ở năng lực quản lý, sắp xếp và tổ chức công việc cũng như thực thi chúng. Dù có nhiều công việc ập đến cùng lúc thì những người này vẫn có đủ năng lực để kiểm soát mọi thứ mà không rơi vào tình trạng stress.
